Kamu kurum ve kuruluşlarında belgelerin dosyalanmasına genel bir yöntem belirlemek, yazışmaların elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak için 2005/7, 2008/16 sayılı mülga Başbakanlık Genelgeleri yayımlanmıştır. Saklama Süreli Standart Dosya Planı ile ilgili kurumsal kodların (100-599) yeniden değerlendirilerek görüş istenmesine ilişkin talep Başkanlığımıza ilgi (a) yazı ile bildirilmiştir. Bakanlığımız dosya planına ilişkin değişlik talepleri ilgi (b) yazı ile birimlere bildirilmiş gelen görüşler doğrultusunda gerekli düzenlemeler yapılmıştır.
Söz konusu plan kodlarında yapılan düzenlemeler ilgi (c) yazı ile Devlet Arşivleri Başkanlığının görüşüne sunulmuştur. Bu suretle Bakanlığımız dosya planına ilişkin değişiklik taleplerinden uygun görülenler plana yansıtılarak ilgi (d) yazı ile tarafımıza gönderilmiştir.
Bu kapsamda Ek’te yer alan yeni standart dosya planının uygulaması sırasında birim idarecilerinin dosya planı kullanımı ile ilgili gerekli hassasiyeti göstermeleri, birim içinde birlikteliği sağlamak amacıyla yürütülen faaliyetlerde kullanılacak dosya kodlarının belirlenerek tüm birim personeli ile paylaşılması, belge oluşturma sürecinde doğru dosya kodunun kullanılıp kullanılmadığının kontrol edilmesi ve dosya planlarının geliştirilmesi amacıyla ihtiyaç duyulan dosya konularının Strateji Geliştirme Başkanlığına iletilmesi ve dosya planlarından sorumlu birimlerin kurum içi uygulamaları denetleyerek dosya planının güncel tutulmasını sağlamaları gerekmektedir.
Bilgilerinizi ve gereğini arz/rica ederim.
Gülderen GÜLTEKİN
Bakan a.
Daire Başkanı